要注意把握几种常用的特定句式。
在长期的公文写作实践中，由于具体的内容表达需要，业已形成了一系列较为稳定的特殊句式，它以遵守一般写作炼句的修辞规律为基础，是公文写作中一些具有特殊规律性的句式组合。
恰当地掌握这些特定句式，不仅可以提高公文写作的时效，而且还有利于将公文写得言简意赅，鲜明生动。
从实际运用的情况来看，公文写作中所使用的特定句式主要有以下八种：
一是以“为”“为了”作语言标志、以自我说明为特征的目的句式。
在公文开篇交待行文目的，是公文的一种普遍而又基本的写法。其突出的特征就是以介词“为”或者“为了”作为语言标志，由发文主体直接阐述行文的目的。具体分为两种情况：
①以“为”或“为了”作起首语，在其后直接写出目的对象和内容;
②以“为”或“为了”作过渡语，在其后用“此”、“这一问题”等来指代先行语句中通过叙述所提出的公务活动中的问题，以此说明行文的缘由和必要性。
二是以“……了”为特征的陈述句式。
在公文写作中，特别是工作报告、工作总结、通报、简报、调查报告等文种的写作，要大量使用以“了”为特征的陈述句式，其目的在于使语言表达趋于简炼明快，给人以一目了然之感。它一般紧随“完成”、“解决”、“取得”、“克服”、“开展”、“推动”等动词之后，用以表达事物的已然时态，其后面接宾语，构成一种完成了某项工作或任务，解决了某一问题或困难，取得了某一成绩或进展的动宾句式。
三是以“必须”、“禁止”等强调语为特征的祈使句式。
这种句式主要用于下行文之中，其作用在于进一步加强语势，给人一种令行禁止、不容置疑之感。具体分为两种情况：
①带有命令语气以示肯定的句式。例如“必须搞好非典型肺炎的防治工作”，其中的“必须”即是强调性词语，用以表明发文者的观点或态度。
②带有禁止语气以示否定的句式。例如“严禁巧立名目，利用公款铺张浪费”、“不准以任何方式将公款私存”等，其中的“严禁”、“不准”等强调性词语具有庄重、严肃的语体色彩。
四是以“凡……者(的)”为标志的判断句式。
“凡……者(的)”是公文中使用频率较高的一种句式，具有表“全称判断”的功用，表明所有这一类型的人或事物全部包括在内，无有例外。
同时，它还具有庄严色彩。此外，应当注意，“凡……的”除具有表全称判断作用外，还往往带有贬意。
五是以“将”字结构组成的宾语提前句式。h t t p : / / w w w . o o u z y . c o m /
此种句式主要见之于批转或转发性通知以及以复体行文形式发布的通知、报告等文种的写作，通常用“现将”作为起首语，旨在提起受文对象注意，并使行文语气刚劲有力。例如“现将《关于加强当前安全保卫工作的通知》发给你们，请认真贯彻执行。”
显然，这种“将”字提宾的句式要比诸如“现在发给你们……”之类的正装陈述句具有较强的修辞表达效果。
六是前虚后实、以虚带实的“重后”句式。
例如请示的结尾用语即是如此，这里所说的重后，是指一句话中两种截然不同的含义，一个为虚，一个为实，而且前虚后实，即所谓“重点后置”。
“是否可行，请批示”“妥否，请批示”等语句中，发文主体所希望批的是“妥”而不是“否”，是“是”而不是“否”，前半句中的“否”只是一种虚意，而后半句才是实意，是行文的目的所在。这种重后句式，既使文字精炼，又体现出了行文主体的肯定性要求与对工作的严肃态度。
七是把几个并列成分联在一起，由句中一个相同意思的成分综合成句的综说句式。
它既可以是综说修辞在前，并列成分在后;也可以是并列成分在前，综说修辞在后。其作用主要在于使行文趋于简炼，而且富有气势。
例如“必须大力加强干部队伍的革命化、知识化、年轻化和专业化建设”即为一个综说句式，其中“大力加强干部队伍”为综合，“革命化、知识化、年轻化和专业化”为四个并列成分，如果不采用综说句式，势必分成四个分句进行表述，而这又显然使行文繁冗累赘，令人生厌。
八是以数词缩语为特征的紧缩句式。
公文写作讲求言简意赅，精炼扼要，这是一条基本原则。为此，往往要对一些内容特定的长句通过附以数词的手法进行高度的浓缩，例如把“学党章党规、学系列讲话，做合格党员”概括为“两学一做”;把“严以修身、严以用权、严以律己，谋事要实、创业要实，做人要实”概括为“三严三实”等等，可以看出，以数词或数量词加名词或名词性词组的方式是这种紧缩句式的重要特征。
应当注意的是，在公文中运用数词缩语必须做到表意明确清晰，切忌盲目追求紧缩而使句意难懂，令人费解甚至误解。
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